Word ist keine Schreibmaschine – Word ist Software

Author: Mohylek, GFDL
Author: Mohylek, GFDL

Word- Formatvorlagen verstehen und nutzen

Die Tastatur ist uns geblieben. Die auch heute noch unverzichtbare Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine zur Eingabe von Wörtern hat sich nicht großartig verändert. Spracherkennungssysteme machen Riesenfortschritte, sind aber noch nicht praxistauglich. Der Sprung wird kommen und ähnlich umwälzend sein wie der von der Schreibmaschine hin zu Textverarbeitungssystemen.

Software schlägt Hardware

Welche Features haben die Schreibmaschinen in die Museen verbannt?
Feldfunktionen, Indexerstellung, Layout- und Paginierungsfunktionen, effiziente Layoutänderungen mit Hilfe von Formatvorlagen, Textbausteine, Suchen und Ersetzen, Rechtschreibprüfung bis hin zu individuellen Programmerweiterungen mit Hilfe von Visual Basic Applications.
Unbegreiflicherweise versteckt Word eines seiner mächtigsten Features und Werkzeuge, die Formatvorlagen (styles), unter seiner Haube. Die in den Menüleisten von Word schnell erreichbaren Befehle sind eher mechanischer Art. Uns usern wird einfach gemacht, Textteile zu markieren, um sie dann zu formatieren. Diese Arbeitsweise wird als harte bzw. direkte Formatierung bezeichnet. Der Einsatz von Formatvorlagen ist alles andere als selbsterklärend, obwohl gerade Formatvorlagen eines der effizientesten Werkzeuge eines Textverarbeitungsprogrammes sind. Die in Word integrierten Formatvorlagen sind zudem noch unlogisch aufgebaut. Das beginnt bereits bei den Überschriften-Formatvorlagen.

Formatvorlagen – zentrale Werkzeuge in Word

Der Einsatz und das Verständnis von Formatvorlagen wird usern schwer gemacht, weil Lehrbücher und Dokumentationen für den Einstieg oft ungeeignet sind. Sie schaffen es nicht, wichtige Themen wie Vererbungsregeln bei Formatvorlagen auch für Wordanfängerinnen verständlich aufzubereiten. Der Großteil der Einstiegsbücher beschränkt sich darauf, „Klicken Sie hier und dann Klicken sie dort“ bebilderte Tutorials zwischen die Buchdeckel zu pressen. Fachliteratur, die von den Microsoft- Entwicklungsteams selbst geschrieben wird, enthält zwar hilfreiche Tipps für Profis und Expertinnen, ist für Anfänger aber bestenfalls als Monitorunterlage zu gebrauchen.

Praxis-Workshop

Ich versuchen, diese Einstiegshürde zu dem Thema Formatvorlagen in Word möglichst klein zu halten. Mein Tutorial erstellt und erklärt Schritt für Schritt die benötigten Formatvorlagen, die wir für längere, strukturierte Texte benötigen. Wir erstellen Formatvorlagen für Textkörper, Überschriften, sorgen für eine stabile Nummerierung mit Hilfe von Listenformatvorlagen. Inhaltsverzeichnisse generieren wir mit Hilfe unserer Überschriftenformatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen sind als Formatvorlagen in Word integriert, eine Seitennummerierung ist schnell eingestellt. Für Abbildungs- und Tabellenüberschriften sowie die dazugehörigen Quellenangaben sorgen wir ebenfalls, um den Ansprüchen einer Haus- oder Diplomarbeit gerecht zu werden. Ein Deckblatt integrieren wir ebenfalls, das Titelblatt einer Dokumentation beispielsweise könnte eine visuelle Aufarbeitung des Themas als Grafik enthalten. Titel, Autorenname und Versionsstand auf dem  Titelblatt liefern wichtige Informationen auf den ersten Blick.

Am Ende des Tutorials verfügen wir über eine vielseitig nutzbare Word- Dokumentvorlage und haben den Einsatz von Formatvorlagen praktisch erprobt und verstanden.

Kapitel 2 erklärt die Unterschiede zwischen harter und weicher, direkter und indirekter Formatierung.