Überschrift und Quellenangabe für Abbildungen erstellen

Formatvorlagen für Abbildungs-Überschriften und Quellenangaben

 

Screenshot Abbildung, Abbildungsüberschrift und Quellenangabe
Word 2007 Abbildung, Abbildungsüberschrift und Quellenangabe

Nummerierungen, Überschriften und Quellenangaben für Abbildungen und Tabellen sind kein Selbstzweck. Sie dienen den potenziellen Leserinnen und Lesern zur Orientierung, zum schnellen Auffinden von Textelementen in den Word-Dokumenten. Quellenangaben sind in wissenschaftlichen Publikationen Pflicht, in unserer zu erstellenden Dokumentvorlage für Dokumentationen sind sie ebenfalls nützlich und hilfreich.

11.2 Abbildungen einfügen

Word bietet zwei Möglichkeiten, Abbildungen einzufügen. Die sogenannten Inline-Shapes werden wie Absatzformatvorlagen in Word behandelt. Wir erkennen das an den Absatzmarken am Anfang und am Ende der Grafik. (Siehe Abbildung). Die zweite Variante sind die Shapes. Sie liegen im Gegensatz zu den Inline-Shapes  n i c h t  in der Textebene. Sie können zum Beispiel vor oder hinter dem Text positioniert werden. Shapes erkennen wir an dem Ankersymbol. Markiert eine Grafik, rechter Mausklick, Textumbruch..Das Auswahlmenü zeigt verschiedene Möglichkeiten, mit Text in Zeile generiert die Absatzmarken und ein Inlineshape, alle anderen Varianten generieren ein Shape mit dem Ankersymbol.

Stabil und problemlos sind die Inlineshapes. Über Absatzformatvorlagen wissen wir bereits das Nötige, wir bleiben bei den Inlineshapes. Über den Befehl Datei/einfügen/ Grafik aus Datei generieren wir automatisch ein Inlineshape in Word. Abbildungen besser vor dem Einfügen in Word mit einem Bildbearbeitungsprogramm auf die nötige Größe zurechtschneiden, Word bietet zwar ebenfalls Optionen zur Bildbearbeitung, speichert aber die ursprüngliche Größe der Abbildung im Word-Dokument. Dies bläht das Dokument unnötig auf.

Integrierte Formatvorlage für Abbildungen nutzen

Screenshot Integrierte Formatvorlage Beschriftung
Word 2007 Konfigurationsfenster „Beschriftung“

Für unser eingefügtes Inlineshape benötigen wir nun noch eine Überschrift und eine Quellenangabe. Word bietet uns für Abbildungs- und Tabellenüberschriften bereits eine integrierte Formatvorlage an. Das Arbeiten mit Formatvorlagen in Word hat einen großen Vorteil: Word nutzt die Formatvorlagen, um daraus automatisiert Verzeichnisse zu erstellen. Mir der Formatvorlage „Beschriftung“ können wir später Word ein automatisches Verzeichnis der Abbildungs-Überschriften anlegen lassen. Das gleiche Feature werden wir später nutzen, um aus den Überschriften eine Inhaltsangabe zu erstellen.

Der Befehl Verweise/Beschriftung einfügen führt uns zu o.a. Fenster. Die Option Nummerierung würde uns noch erlauben, die jeweilige Kapitelnummer in die Abbildungs-Überschrift aufzunehmen. Dieses Feature nutzen wir später in unserer Dokumentvorlage für wissenschaftliches Arbeiten. Für unsere Dokumentvorlage „Dokumentationen“ erstellen brauchen wir dieses Feature erst einmal nicht.

Screenshot Word 2007 Formatvorlage Beschriftung
Word 2007 Formatvorlage Beschriftung nachbearbeiten

Wie bei den Formatvorlagen der Überschriften in Word kommen wir um einige Nacharbeiten nicht herum. Weder die Fontfarbe noch die Fontgröße sind für unsere Zwecke geeignet. Deshalb bearbeiten wir unserer Beschriftungs-Formatvorlage. Die Schriftgröße für die Überschrift der Abbildungen und Tabellen sollte 1-2 Punkt kleiner als die Fontgröße unseres Fließtextes sein. „Formatvorlage basiert auf“ ändern wir in Textkörper, ebenfalls die Formatvorlage für den Folgeabsatz. Schriftfarbe ändern wir in Schwarz.

Unser Screenshot sieht nach den Änderungen folgendermaßen aus:

Screenshot Formatvorlage Überschrift
Word 2007 Formatvorlage Überschrift

Im Dropdown-Menü (Screenshot links unten) „Format“ aktivieren wir unter Absatz  die Optionen „Absatzkontrolle“ und „nicht vom nächsten Absatz trennen“. Damit halten wir Überschrift und Grafik zusammen.

Nun fehlt uns noch die Formatvorlage für die Quellenangabe unter der Grafik. Wir können im Prinzip die Formatvorlage für die Abbildungs-Überschrift nutzen, die Formatvorlage für die Quellenangabe ist ebenfalls eine Absatzformatvorlage, linksbündig, die Fontgröße machen wir einen Punkt kleiner als die Überschrift. Dies bleibt den persönlichen Vorlieben überlassen, gleiche Schriftgröße wie die der Abbildungs-Überschrift wäre genauso akzeptabel.

Wir haben zwei Möglichkeiten, die Formatvorlage „Quelle“ zu erstellen. Entweder schreiben wir Quelle: unter die Abbildung, formatieren sie so, wie wir sie gern hätten, stellen die Schriftgröße 9 ein, deaktivieren unter Format/Absatz die Option „Nicht vom nächsten Absatz trennen“. Sie macht für eine Quellenangabe keinen Sinn, da eine Trennung vom nächsten Absatz durchaus erwünscht ist. Dann klicken wir im Formatvorlagenfenster rechts im Word-Dokument unten auf „Neue Vorlage“ und speichern unsere hart formatierte „Quelle“ als Formatvorlage ab. Formatvorlage basiert auf Textkörper, nächste Formatvorlage ebenfalls wieder Textkörper. Die zweite Möglichkeit wäre, die Formatvorlage „Überschrift“ zu ändern, ich brauche nur die Fontgröße auf 9 zu ändern und die Option „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ deaktivieren, danach speichere ich die Formatvorlage unter einem aussagekräftigen Namen wie „Quelle“.

Download der in Kapitel 11 hinzugefügten Formatvorlagen „Überschrift_Abbildung“ und „Quelle“, gespeichert in der Dokumentvorlage “Kap11_Wordtutorial2007.dotx” .

In Kapitel 12 erstellen wir Formatvorlagen für  Tabellenüberschriften sowie Formatvorlagen für die dazugehörigen Quellenangaben. Mit unserem Vorwissen haben wir in wenigen weiteren Kapiteln eine Dokumentvorlage für Dokumentationen erstellt, die praxisnah und nachvollziehbar in unserem Tutorial entwickelt worden ist.

12 Überschrift und Quellenangabe für Tabellen erstellen

12.1 Formatvorlagen für Tabellenüberschriften und Quellenangaben

Screenshot Formatvorlage Beschriftung Tabelle

Ohne es zu wissen, haben wir die im vorigen Kapitel mit dem Erstellen der Abbildungs-Überschriften und Quellenangabe für Abbildungen die Tabellen in Word gleich mit erschlagen.

Word nutzt für die Tabellen-Überschriften die gleiche Formatvorlage wie die für Abbildungen. Was ist also noch zu tun. Wir müssen Word zeigen, dass wir die Formatvorlage für Tabellen-Überschriften benutzen möchten. Dies geschieht über den Befehl Verweise/Beschriftung einfügen/Bezeichnung/Tabelle, wie im folgenden Screenshot zu sehen ist.

Screenshot Integrierte Formatvorlage Beschriftung für TabellenWord nutzt die bereits von uns überarbeitete Formatvorlage „Beschriftung“. Für die Quellenangabe unter den Tabellen nutzen wir unsere Formatvorlage „Quelle“.

Werfen wir einen kurzen Blick zurück: Pfeile haben wir genug in unserem Köcher, für den Fließtext ist die FV „Textkörper“ zuständig, die Überschriften sind konsistent aufgebaut und werden automatisch durchnummeriert. Die Seitennummerierung ist für einfache Zwecke vorkonfiguriert. Abbildungen und Tabellen erhalten eine Überschrift und Quellenangabe, falls benötigt.

Wir haben nun genug Pfeile in unserem Formatvorlagen-Köcher, um unser erstes Ziel zu „erlegen“, eine Word-Dokumentvorlage für Dokumentationen. Unserer universellen Vorlage ist es egal, ob wir sie zu technischen Dokumentationen nutzen oder eine Reisebeschreibung mit Auflistungen der einzelnen Ziele und Sehenswürdigkeiten in Word erstellen wollen. Unser Container lässt sich individuell nutzen.

Im nächsten Kapitel erarbeiten wir uns einen mehrseitigen Dokumentations-Dummy mit 3 Kapiteln und Kapitelüberschriften. Wir fügen Abbildungen und Tabellen ein, die bezeichnet und mit Quellenangaben versehen werden. Wir setzen Abschnittsumbrüche ein und erstellen automatisiert ein Verzeichnis der Kapitel-, Abbildungs- und Tabellenüberschriften. Die Verzeichnisse nummerieren wir mit römischen Ziffern. Den Fließtext generieren wir automatisch.