Abschnittswechsel in Word

Wozu dienen Abschnitte in Word?

Screenshot Abschnittswechsel in Word 2003

Mehrere Begriffe für den eigentlich korrekten Ausdruck Abschnittsumbruch werden benutzt, Abschnitte oder Abschnittswechsel beispielsweise. Sie bezeichnen alle ein Feature in Word, ohne das dieser Screenshot in Word nicht möglich gewesen wäre. Eine Hochformatseite in Word, gefolgt von einer Seite im Querformat.

Wir können uns Abschnittsumbrüche in Word wie äußere Container vorstellen. Sie definieren den äußeren Aufbau eines Word-Dokumentes. Dazu gehören Einstellungen, die für das gesamte Word-Dokument gelten. Formatierungen wie Einstellung der Seitenränder, das Papierformat, Anzahl der Spalten, Einstellungen der Kopfzeilen oder Seitennummerierung werden als Information im jeweiligen Abschnittsumbruch gespeichert. Im einfachsten Fall besteht ein neu erstelltes Word-Dokument aus einem Absatz und einem Abschnitt. Lassen wir uns die Sonderzeichen anzeigen, sehen wir in jedem Dokument eine Absatzmarke. In dieser sind die Default-Absatzeinstellungen und auch die Informationen des Abschnittes gespeichert.

Aus diesem Grund lässt sich eine einzelne Absatzmarke in einem Worddokument, sofern sie wirklich die Einzige ist, auch nicht löschen. Die in den Abschnitts- oder Absatzmarken gespeicherten Formatierungsbefehle gelten immer für den Textbereich oberhalb (!) der Absatz -oder Abschnittsmarke. Löschen wir eine Abschnittsmarke (es müssen dann mindestens zwei vorhanden sein), so übernimmt die dahinterliegende Abschnittsmarke oder Absatzmarke die Formatierung des davorliegenden Textes.
An dieser Stelle eine hilfreiche Information: Hat sich ein Word-Dokument komplett aufgehangen oder ist zerschossen worden, hilft ein Kopieren des Dokumentinhaltes ohne (!) die letzte Absatzmarke im Dokument. (Alles markieren, Shift + Pfeiltaste links demarkiert letzte Absatzmarke). Dann den kopierten Inhalt ohnke letzte Absatzmarke in ein leeres Word-Dokument mit der entsprechenden Dokumentvorlage einfügen. Dies rettet in den meisten Fällen große Teile des beschädigten Word-Dokumentes. Nacharbeiten werden trotzdem nicht ausbleiben.

Word-Kleeblatt: Vier Arten von Abchnittsumbrüchen

Nächste Seite: Abschnitt beginnt auf der nächsten Seite, wurde bspw. bei dem Screenshot verwendet. (Wechsel Hoch/Querformat).
Fortlaufend: Erlaubt Seitenlayoutwechsel innerhalb einer Seite
Gerade Seite: Neuer Abschnitt beginnt auf gerader Seite, Word fügt notfalls eine Leerseite (ohne Kopf/Fußzeile) ein, die zwar ausgedruckt, aber nicht angezeigt wird.
Ungerade Seite: Neuer Abschnitt beginnt auf ungerader Seite. In wissenschaftlichen Arbeiten, Büchern pp. beginnen die Hauptkapitel immer auf der rechten, ungeraden Seite (von der Leserin aus gesehen.)

Abschnittsumbrüche im voraus planen!

Das Thema Abschnittsumbrüche führt uns direkt zu dem Thema: Plane die Abschnittsumbrüche sinnvoller im voraus! Was bedeutet das? Ziel dieses Word-Tutorials ist die Erstellung einer vielseitig verwendbaren Vorlage (Templates).

Welche Word-Elemente und Features benötigen wir für unser Template, um einen großen Anforderungsbereich abzudecken? Überschriften bis zur dritten Ebene (wenn es hoch kommt), eine Formatvorlage für Abbildungsüberschriften, da wir sicher Abbildungen einfügen werden, eine Formatvorlage, um uns unter den Abbildungen die Möglichkeit einer Quellenangabe oder Abbildungsunterschrift offen zu halten. Das Gleiche gilt für das Einfügen von Tabellen. Eine (automatische) Nummerierung wäre sicher ebenfalls hilfreich. Das Deckblatt haben wir bereits. Es fehlen die obligatorische Seitennummerierung, Platz für ein Inhaltsverzeichnis, (generieren wir automatisch aus den Formatvorlagen der Überschriften-Formatvorlagen) und ein Quellenverzeichnis. Learning by doing! Mit dem erarbeiteten Wissen wird es uns möglich sein, flexibel auf alle Anforderungen zu reagieren.

Strukturieren wir unsere Worddokument im voraus: Wir möchten ein Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis, ein oder mehrere Kapitel im Mittelteil mit Nummerierung, die Möglichkeit, Tabellen und Abbildungen mit Überschrift (und Quellenangabe) einzufügen und ans Ende des Dokuments ein Quellenverzeichnis anzuhängen. Diese Strukturelemte möchten wir flexibel unterschiedlich händeln und formatieren. Dazu benötigen wir unterschiedliche Abschnitte und das Wissen, wie wir Kopf- und Fußzeilen abschnittsweise unterschiedlich handhaben können.

Kopf- und Fußzeilen durch Abschnittswechsel trennen

Kommen wir zu den in Kapitel 5 angesprochenen  Kopf- und Fußzeilen, die defaultmäßig miteinander verknüpft sind:
Screenshot Datei_Seite_einrichten_Layout Word 2003Ein Worddokument ohne Abschnittswechsel, bei dem beide Checkboxen bei den Kopf- und -Fußzeilen aktiviert sind, hat drei Kopfzeilen: „Erste Kopfzeile“ auf der ersten Seite, (wird durch die Checkbox „Erste Seite anders“ generiert), eine Kopfzeile „Gerade Kopfzeile“ und  eine Kopfzeile „Ungerade Kopfzeile“. In Word sind alle Kopf- und Fußzeilen der gleichen Art miteinander verbunden.

Wir hatten uns vorgenommen, ein Wordtemplate zu erstellen, das für einen breiten Anwendungsbereich nutzbar ist.

Aus diesem Grund fügen wir drei Abschnittswechsel ein: Einen Abschnittswechsel hinter der Titelseite, einen Abschnittswechsel hinter dem Inhaltsverzeichnis und einen Abschnittswechsel hinter dem Kapitelblock, um diesen layoutmäßig von dem folgenden Inhaltsverzeichnis zu trennen. Wir haben nun die funktionalen Strukturelemente Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Kapitel und Inhaltsverzeichnis durch drei Abschnittswechsel voneinander getrennt.

Abschnittswechsel haben keinen Einfluss auf die Kopf- und Fußzeilenverknüpfung

Ändere ich die Kopfzeile auf der ersten Seite in Abschnitt 1, ändert sich automatisch die Kopfzeile der ersten Seite in den Abschnitten zwei, drei und vier. Ändere ich die „Erste Seite anders“ Kopfzeile des Abschnittes eins, ändert sich automatisch die „Erste Seite anders“ Kopfzeile der Abschnitte zwei bis vier. Meist möchte ich dies ja gerade durch das Einfügen von Abschnittswechseln vermeiden. Ich möchte in meinen Abschnitten die Möglichkeit haben, auch die darin vorkommenden Kopf- und Fußzeilen unterschiedlich füllen zu können. Wie bewerkstellige ich dies? Um die Abschnitte layoutmäßig voneinander zu trennen, muss ich mir die Kopf- und Fußzeilen anzeigen lassen und  jeweils die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ deaktivieren.

Download der in Kapitel 6 erstellten Dokumentvorlage „Kap06_Wordtutorial2007.dotx“ mit den vier Abschnitten Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Inhalt (beginnend mit Kapitel 1) und dem Literaturverzeichnis. Aupenstehende Seitenzahlen, voneinander getrennte Kopf- und Fußzeilen in den jeweiligen Abschnitten. Seitennummerierung beginnt mit dem Inhaltsverzeichnis und läuft bis zum Ende des Worddokumentes durch.

In Kapitel 7 befassen wir uns mit all den Überraschungen, die zwischen zwei Absatzmarken stecken