Kopf-und Fußzeilen, Seitennummerierung

Screenshot Word 2007 Kopfzeile
Word 2007 Kopfzeile

Wozu brauchen wir Kopf- und Fußzeilen?

Kopf- und Fußzeilen sind in unseren Word-Dokumenten immer dabei, defaultmäßig sind sie leer (bis auf eine Absatzformatvorlage, die Bestandteil bei allen Kopf- und Fußzeilen ist.  Die Menüführung beweist uns das. Kopf- und Fußzeilen erreichen wir über den Ansicht – und nicht über den Einfügen Button. In Word 2007 hat sich dies unlogischerweise wieder geändert. Kopf- und Fußzeilen liegen außerhalb des Satzspiegels im Bereich der Seitenränder in Word. Die Nutzfläche für den Text bezeichnen wir als Satzspiegel. (Wer mag, aktiviert in Word 2007 über Start/Wordoptionen/Erweitert/Dokumentinhalt anzeigen die Checkbox „Textbegrenzungen anzeigen“. Word 2007 umfasst den Satzspiegel mit einem Rahmen.)

Kopf- und Fußzeilen erlauben uns, einen Text, eine Grafik, die aktuelle Kapitelüberschrift oder Seitenzahlen dokumentweit anzuzeigen.

Kopf- und Fußzeilen beziehen sich immer auf einen Abschnitt in Word (dazu im nächsten Kapitel mehr) und werden beim Einfügen eines neuen Abschnittes automatisch vererbt. Das heißt, dass die Einstellungen der Kopf-und Fußzeilen durch Abschnittsumbrüche erst einmal nicht unterbrochen werden. Haben wir in unserer ersten Kopfzeile die Checkboxen „Untersch. gerade undgerade Seiten“ und „Erste Seite anders“ aktiviert, werden diese Einstellungen beim Einfügen eines Abschnittumbruches für die Kopf-und Fußzeilen des neuen Abschnittes vererbt und übernommen. Sinn von Abschnittswechseln ist es aber, Kopf- und Fußzeilen nicht dokumentweit, sondern abschnittsweise zu layouten. Dies ist auch problemlos möglich, indem wir die Verbindungen zwischen den Abschnitten für die Kopf- und Fußzeilen manuell kappen.

In einem späteren Kapitel werden wir sogenannte lebende Kolumnentitel in die Kopfzeile einfügen. Kolumnentitel zeigen uns jeweils die Kapitelüberschrift und Kapitelnummer in der Kopfzeile an. Dies dient der besseren Orientierung in längeren Texten. Alternativ könnten genauso gut Textbausteine, Grafiken oder andere Word-Elemente eingefügt werden. In den Fußzeilen  legen wir jeweils am äußeren Rand die Seitennummerierung an.

Konfigurationsmöglichkeiten

Screenshot Menü Kopf-FußzeileWord 2007 bietet uns unter Seitenlayout/Seite einrichten/Layout diverse Einstellungsoptionen:

Uns interessieren hier die Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen:

Die beiden Checkboxen „Erste Seite anders“ und „Untersch. gerade undgerade Seiten“ bieten uns vier Optionen: Die Auswirkungen auf die Kopf- und Fußzeilen sind folgende:

Option 1:

Haken wir keines der Kästchen an, erhalten wir beim Einfügen von Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite die gleichen Inhalte. Fügen wir bspw. eine Seitennummerierung in der Kopfzeile ein, erhält jede Kopfzeile auf den geraden wie den ungeraden Seiten diese fortlaufend. Das Ergebnis eines Feldeintrages in der Fußzeile fände sich ebenfalls in jeder Fußzeile des Word-Dokuments auf den geraden wie den ungeraden Seiten. Ein praktisches Anwendungsbeispiel wäre eine Word-Template, bei dem wir eine durchgehende Nummerierung von der ersten Seite an wünschen. Fügen wir weitere Inhalte in Kopf- oder Fußzeile ein, werden diese ebenfalls in allen Kopf- und Fußzeilen auf allen Seiten angezeigt. Word benennt die Kopfzeilen dann folgendermaßen: „Kopf/Fußzeile“, „Kopf/Fußzeile“, „Kopf/Fußzeile“.

Screenshot Word 2007 Checkbox 1 und 2 deaktiviert
Checkbox 1 und 2 deaktivert

Option 2:

Einer der häufigsten Anwendungsfälle besteht darin, dass wir auf der ersten Seite keine Seitennummerierung oder einen Eintrag in der Kopf- oder Fußzeile haben wollen. Das Aktivieren der zweiten, unteren Checkbox „Untersch. gerade undgerade Seiten“ ermöglicht uns genau dies. Kopf- und Fußzeilen bleiben auf geraden und ungeraden Seiten in Option 2 gleich. Word benennt die Kopfzeilen dann folgendermaßen: „Erste Kopf/Fußzeile“, „Kopf/Fußzeile“, „Kopf/Fußzeile“.

Screenshot Checkbox 1 deaktiviert, Checkbox 2 aktiviert
Checkbox 1 deaktiviert, Checkbox 2 aktiviert

 

 

 

 

Option 3:

Wir aktivieren beide Checkboxen „Untersch. gerade undgerade Seiten“ und „Erste Seite anders“. Unser Word-Dokument hat genau einen Abschnitt, solange wir keinen Abschnittsumbruch einfügen. Das Aktivieren der beiden Checkboxen erlaubt es uns, unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen auf geraden/ungeraden Seiten zu erstellen und die Kopf- und Fußzeilen der ersten Seite unabhängig von den anderen zu gestalten. Word benennt die Kopfzeilen dann folgendermaßen: „Erste Kopf/Fußzeile“, „Gerade Kopf/Fußzeile“, „Ungerade Kopf/Fußzeile“.

Screenshot Checkbox 1 und 2 aktiviert_400
Checkbox 1 und 2 aktiviert

 

 

 

 

Option 4:

Eine eher ungewöhnliche Konstellation ist die noch übrig bleibende: Checkbox „Untersch. gerade undgerade Seiten“ wird aktiviert, die Checkbox „erste Seite anders“ lassen wir deaktiviert.Diese Option erlaubt uns unterschiedliche Kopf-und Fußzeileneinträge auf geraden und ungeraden Seiten, nimmt uns aber die Möglichkeit, die erste Seite anders zu gestalten. Word benennt die Kopfzeilen dann folgendermaßen: „Erste Kopf/Fußzeile“, „Gerade Kopf/Fußzeile“, „Ungerade Kopf/Fußzeile“.

Screenshot Word 2007, Checkbox 1 aktiviert, Checkbox 2 deaktiviert
Checkbox 1 aktiviert, Checkbox 2 deaktiviert

Seitenzahlen einfügen.

In Word 2007 lautet der Befehl: Einfügen/Kopf/Fußzeile/Seitenzahl. Das Drop-down-Menü bietet uns bereits in Word 2007 integrierte Formatvorlagen für die gewünschte Positionierung am Seitenanfang oder Seitenende, des Weiteren Formatvorlagen für Seitenränder und Seitenzahlen. Der Menüpunkt „Seitenzahlen“ formatieren erlaubt uns, die Seitenzahlen individuell zu layouten. Für unsere im Aufbau befindliche Dokumentvorlage lassen wir beide Checkboxen erst einmal deaktiviert (Option 1). Unser Dokument erhält also mit Beginn der ersten Seite eine Nummerierung.  In diesem Kapitel fügen wir die Seitenzahlen jeweils in der Fußzeile mittig ein.

Screenshot Word_2007_Seitenzahl einfügen

Als Nächstes fügen wir an den Anfang unserer Vorlage ein Deckblatt ein. Word 2007 bietet uns diverse Templates „out of the box“, die sich nahezu auf Knopfdruck einfügen lassen. Wir fügen uns mit dem Befehl Einfügen/Deckblatt/Traditionell ein vorkonfiguriertes Deckblatt hinzu. Die Auswahl von Templates im Netz dazu ist unerschöpflich. Wir haben nun nicht nur ein Deckblatt, sondern ebenfalls eine automatisch von Word geänderte Einstellung unseres Seitenlayouts. Ein Deckblatt wird auf der ersten Seite nicht nummeriert, Word hat die Einstellungen im Seitenlayout automatisch angepasst und die Checkbox „Erste Seite anders“ aktiviert. Die Nummerierung beginnt sinnvollerweise auf Seite 2, die dem Deckblatt folgt.

Download der in Kapitel 5 erstellten Formatvorlagen, gespeichert in der Dokumentvorlage “Kap05_Wordtutorial2007.dotx”.

In Kapitel 6 besprechen wir Abschnittsumbrüche in Word. Diese benötigen wir auf jeden Fall, sei es eine Vorlage für eine Dokumentation, eine Hausarbeit oder eine wissenschaftliche Bachelorarbeit. Strukturelemente wie Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, eine Aufteilung in Kapitel im Hauptteil, ein Quellenverzeichnis am Ende sind Bestandteile eines jeden umfangreicheren Worddokumentes. Abschnittsumbrüche benötigen wir, um getrennt für jeden Abschnitt flexibel beliebig unterschiedliche Formatierungen vornehmen zu können. Wir lernen, Kopf- und Fußzeilen abschnittsweise bei Bedarf unterschiedlich zu layouten.

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