Vererbungsregeln und die Formatvorlage Textkörper

Formatvorlagen mit Konzept erstellen

Microsoft hat mit Word 2007 einige vertraute Features über Bord geworfen. Den praktische Aufgabenbereich, den Microsoft in Word 2002 einführte, gibt es nicht mehr.    Der Befehl Ansicht/Aufgabenbereich (Tastenkombination STR +F1) führt in Word 2007 zum Verschwinden der Ribbons, nicht mehr zur Anzeige des Aufgabenbereiches. Die Formatvorlagen lassen sich glücklicherweise auch in Word 2007 per Tastenkombination aufrufen: STR + Shift + Alt +S. Das hält die Finger geschmeidig.

 Die Formatvorlage Textkörper

Die meisten user nutzen die Formatvorlage „Standard“ als Formatvorlage für ihren Fließtext. Dies ist bei kurzen Worddokumenten unproblematisch, beschränkt uns bei längeren Texten in der Flexibilität, was das Formatieren angeht. Warum ist das so? Was wissen wir bisher über die Vererbungsregeln? Die Formatvorlage Standard ist die Quellformatvorlage für allen anderen Formatvorlagen. Was bedeutet das? Die Formatierungsanweisungen der Formatvorlage Standard, Schriftart, Schriftgröße, Linksbündigkeit und einfacher Zeilenabstand werden an alle darauf basierenden Formatvorlagen durchgereicht.

Vererbungsszenarien

Spielen wir einige Szenarien durch:

  • Ein dokumentweites Ändern der Schriftart in von Times New Roman zu Arial wird gewünscht. Kein Problem, wir ändern die Formatvorlage Standard, die Änderung der Schriftart wird an alle Formatvorlage durchgereicht.
  • Ein dokumentweites Ändern der Schriftart wird gewünscht. Die Überschriften sollen aber weiterhin in Times New Roman formatiert bleiben. Es ist in Texten durchaus üblich, dass Überschriften und Fließtext mit unterschiedlichen Fonts formatiert werden. Nun stehen wir schon vor einem kleinen Problem. Ein Ändern der Formatvorlage Standard würde auch ungewollt unsere Überschriften-Formatvorlagen ändern. Unser Workaround dafür fällt uns noch leicht: Wir ändern die Formatvorlage unserer Überschrift 1. Das Dropdown- Menü „Formatvorlage basiert auf Formatvorlage Standard“ ändern wir auf „basiert auf keiner Formatvorlage“. Wir haben an dieser Stelle die Vererbung unterbrochen.
  • Der Zeilenabstand für den Fließtext soll auf anderthalb Zeilen geändert werden, damit externe Korrekturen handschriftlich im Text leichter anzubringen sind.  Nun stehen wir vor einem echten Problem. Ändern wir die Formatvorlage Standard auf einen anderthalbfachen Zeilenabstand, vererbt sich der vergrößerte Zeilenabstand ebenfalls auf sämtliche Formatvorlagen. Gewünscht war dies aber nur für den Fließtext. Die Formatvorlage Standard beeinflusst aber auch die Zeilenabstände in Tabellenzellen, den Abstand eingefügter Grafiken und vieles mehr. Deshalb hätte ein Ändern der Formatvorlage Standard desaströse und absolut ungewünschte Effekte in unserem Dokument. Die Kunst bei Erstellung von Formatvorlagen liegt schlichtweg einfach darin, Vererbungsregeln so anzupassen, das sie genau in dem gewünschten Dokumentenbereich formatieren und keinen ungewünschten Flurschaden im Dokument anrichten.

Ich hoffe, das mit diesen drei Beispielen ein Gefühl für den zu bewerkstelligen Drahtseilakt bei der Konzeption der Formatvorlagen und ihrer Vererbung entsteht. Der Fließtext ist in jedem Worddokument ein wichtiges Strukturelement, deshalb hat Word die integrierte Formatvorlage Textkörper auch schon angelegt.

Die Formatvorlage Textkörper

Screenshot Word 2007 Formatvorlage Textkörper
Word 2007 Formatvorlage Textkörper

Die Verwendung der Formatvorlage Textkörper erlaubt uns eine elegante Lösung des gestellten Problems:
Wir nutzen die Formatvorlage Textkörper (vielleicht modifiziert, dazu gleich mehr) und lassen sie auf der Formatvorlage Standard basieren. Wir übernehmen damit grundsätzlich die sinnvollen Standard-Formatvorlageneinstellungen wie Schriftgröße, Linksbündigkeit und einfacher Zeilenabstand. Diese übernehmen (vererben) wir in unsere Textkörper- Formatvorlage. Wird jetzt eine Fließtextänderung wie ein anderer Zeilenabstand gewünscht, ändern wir diesen in unserer Formatvorlage Textkörper. Wir wollten die Formatvorlage Standard nicht anfassen, da eine Änderung der Formatvorlage Standard Auswirkungen nicht nur auf den Fließtext gehat hätte.

Formatvorlage Textkörper anpassen

Der Word 2007 Formatvorlagenbereich zeigt uns im Dropdown- Menü „Alle Formatvorlagen“ nicht nur die Formatvorlage Textkörper, sondern auch Formatvorlagen für Textkörper-Erstzeileneinzüge, Zeileneinzüge und diverse Fontgrößen. Es schadet nicht, beim Erstellen individueller Formatvorlagen sich die Beispiele der schon integrierten Formatvorlagen anzusehen, diese im Original zu nutzen, falls sie geeignet sind, oder sie anzupassen. Als letzte Möglichkeit bleibt immer noch das Erstellen eigener Formatvorlagen.

Die Formatvorlage eignet sich fast perfekt für unsere Übungs-Dokumentvorlage. Die Textkörper- Formatvorlage basiert auf der Formatvorlage Standard, dies ist von uns auch gewollt. Die Formatvorlage für den Folgeabsatz ist ebenfalls Textkörper, das ist auch ok. Schreiben wir Fließtext, folgt häufig auf eine Absatzschaltung ein weiterer Fließtextabsatz. Folgt etwas anderes, formatieren wir mit der gewünschten Formatvorlage. Dies kann eine Überschrift, eine Abbildung, eine Tabelle oder sonst etwas sein. Die Schriftgröße ändern wir, da ja unsere Überschriften-Formatvorlage vierter Ordnung 13 p beträgt. Um einen sichtbaren Unterschied zwischen der kleinsten Überschrift und dem Fließtext zu gewährleisten, wählen wir eine Textkörper- Fontgröße von 12 p. und speichern unsere Formatvorlage mit ok ab. Im Dropdown- Menü „benutzte oder verfügbare Formatvorlagen“ erscheint nun auch die von uns erstellten Formatvorlage „Textkörper“.

Hier zeigt sich schon, wie wichtig ein Konzept bzw. eine grafische Darstellung unserer angepassten Formatvorlagen ist. Wir haben in unseren Überschriften- Formatvorlagen ab der Ebene 2 als Formatvorlage für Folgeabsatz die Formatvorlage Standard gewählt. Dies muss nun geändert werden. Bitte in den Dropdown- Menüs der Überschriften- Formatvorlagen ab Ebene 2 die Formatvorlage Standard gegen die Formatvorlage Textkörper tauschen!

Download der in Kapitel 4 erstellten Formatvorlagen, gespeichert in der Dokumentvorlage “Kap04_Wordtutorial2007.dotx”.

In Kapitel 5 widmen wir uns den Kopf- und Fußzeilen, die Seitennummerierung gehört thematisch dazu.

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