Konsistente Überschriften-Formatvorlagen

Die Überschriften- Formatvorlagen in Word überarbeiten

Word liefert  in allen Versionen integrierte Formatvorlagen für Überschriften mit. Schauen wir uns die integrierten Überschriften-Formatvorlagen in Word 2003 und Word 2007 an:

Screenshot Word 2003 Formatvorlagen Ueberschriften
Integrierte Überschriften-Formatvorlagen in Word 2003

Screenshot Integrierte Überschriften-Formatvorlagen in Word 2007
Integrierte Überschriften-Formatvorlagen in Word 2007

Im Gegensatz zu Word 2003 sind die ersten drei Überschriften-Ebenen in Word 2007 sinnvoller vorkonfiguriert. In Word 2007 lassen sich die ersten drei Überschriften-Formatvorlagen grundsätzlich „out of the box“ übernehmen.  In Word 2003 war die zweite Überschriftenebene noch kursiv formatiert, für den Praxiseinsatz nicht zu gebrauchen. Wiese sollte ein user die zweite Überschriftenebene kursiv, die dritte hingegen wieder nicht kursiv formatieren? Microsoft hat in Word 2007 zumindest die ersten drei Ebenen stringenter formatiert, formatiert allerdings dann die vierte ohne nachvollziehbaren Grund kursiv. Nacharbeit bzw. eigene Formatierungsänderungen sind also angesagt!

Formatvorlagen – Vererbungsregeln steuern im Hintergrund

Gravierend wirken sich Einstellungen der Vererbung aus. MS-Office Anwendungen sind objektorientiert programmiert. Visual Basic Applications erlauben es Entwicklern und Entwicklerinnen, Einfluss auf die Objektstruktur zu nehmen. Objekte haben Eigenschaften, die sich auf untergeordnete Objekte vererben. Die Formatvorlage Standard  ist so ein Dokumentobjekt. Jede Kind-Formatvorlage, die auf Standard basiert, erbt die Eigenschaften des Eltern-Objektes oder der Eltern-Formatvorlage. Hingegen wird die Vererbung unterbrochen, wenn ich einem der Kind-Elemente eine vom Eltern-Element abweichende Formatierung mitgebe.

Wir werden diese wichtige Gesetzmäßigkeit in Word später an den Überschriften-Formatvorlagen praktisch ausprobieren. Ein Grundverständnis dieser Vererbungsregeln ist unerlässlich, um die Funktionsweise von Formatvorlagen zu verstehen und sie bewusst steuern und einsetzen zu können.

Die Formatvorlage Standard in Word 2007

Screenshot Word_2007_Standardformatvorlage
Formatvorlage/Standard/Ändern
Screenshot Word_2007_Standardformatvorlage_EinzügeFormatvorlage/Standard/Ändern/Format/Absatz Screenshot Word_2007_Standardformatvorlage_AbsatzkontrolleFormatvorlage/Standard/Ändern/Format/Absatz

Die Stellschrauben in den Formatvorlagen- Checkboxen und Drop-Down Menüs sind ständige Begleiter in unserer Wordarbeit. Es macht Sinn, sich diese Einstellungsoptionen genau anzusehen, da sie oft eine unbeabsichtigte Quelle unverständlicher Folgefehler sind.

Die integrierte Formatvorlage Standard beinhaltet folgende grundlegende Formatierungsbefehle: Der Formatvorlagentyp ist eine Absatzformatvorlage, die Formatvorlage basiert auf „keiner Formatvorlage“ und der Formatvorlagentyp für den Folgeabsatz ist ebenfalls wieder Standard.

Was bedeutet das? Word kennt bis Word 2003 vier unterschiedliche Formatvorlagentypen. (Ab Word 2007 kommen noch als spezieller Absatzformatvorlagentyp die verknüpften Absatzformatvorlagen hinzu.)

  • Zeichenformatvorlage
  • Absatzformatvorlagen
  • Tabellenformatvorlagen
  • Listenformatvorlagen

Uns reicht erst einmal das Verständnis der Zeichen- und Absatzformatvorlagen, um sinnvolle und konsistente Überschriften-Formatvorlagen erstellen zu können.

Zeichen sind die atomaren Elemente in Word. Kleiner geht es nicht. Um Zeichen formatieren zu können, müssen sie zuerst markiert werden. In einer Zeichenformatvorlage kann ich Eigenschaften wie Schriftart, Schriftgröße, Effekte (durchgestrichen, hochgestellt),  Zeichenabstand, Laufweite sowie Texteffekte einstellen. Der Menüpunkt Format/Zeichen listet mir die von Word zur Verfügung gestellten Zeichenformatierungsmöglichkeiten in seiner Gesamtheit auf.

Absatzformatierungen beinhalten analog zu den obengenannten Zeichenformatierungen Einstellungsoptionen, die mir der Menübefehl Format/Absatz zur Verfügung stellt. In Absatzformatvorlagen kann ich die von mir gewünschten Formatierungen wie Absatzausrichtung, Einzüge, Sondereinzüge und Absatzabstände speichern. Im zweiten Reiter steuere ich Paginierungseinstellungen, zum Beispiel das Feature Absatzkontrolle.

Überschriften sowie Listen sind für Word Absätze und werden über Absatzformatvorlagen gesteuert. Absätze (paragraphs) gehören in Worddokumenten zu den meistgenutzten Formatierungswerkzeugen.

Zurück zu unserer Formatvorlage Standard: Sie ist eine Absatzformatvorlage, weil wir in ihr Formatierungen wie Einzüge und Absatzausrichtungen festlegen können. Unsere Standardformatvorlage hat die Ausrichtung links (darum werden die Überschriften auch links positioniert mit dem Einzug von null Zentimetern.

Die Formatvorlage Standard steht ganz oben in der Dokumentstruktur, sie basiert auf keiner übergeordneten Formatvorlage, sondern ist selbst die „Standardformatvorlage“.  Sie ist keine Zeichenformatvorlage, enthält aber für den gesamten Absatz (nicht für einzelne Zeichen in dem Absatz!) Zeichenformatierungsanweisungen, welche sind: Formatiere alle Zeichen mit dem Font Calibri und der Schriftgröße 11. (In Word 2003 war das noch die Serifenschrift  „Times New Roman“ und der Fontgröße 12 Punkt). Die Formatvorlage für den Folgeabsatz soll ebenfalls die Formatvorlage „Standard“ sein. Aus diesem Grund schreiben wir nach einer „Enter“-Eingabe auf der Tastatur auch mit der gleichen Schrift und Schriftgröße weiter. Ich behalte in der hier im Tutorial erstellten Dokumentvorlage die Schriftart Times New Roman bei.

Konsistente Überschriften-Formatvorlagen in Word 2007 erstellen

Wir öffnen in Word über Datei/Neu/leeres Dokument ein neues Worddokument. Dieses Worddokument beruht auf der Dokumentvorlage „normal.dotx“. Diese Dokumentvorlage enthält bereits diverse integrierte Formatvorlagen. Das Formatvorlagenfenser öffnen wir in der Ribbonleiste im Dropdownmenü des Reiters Formatvorlagen. Der Tastaturbefehl dazu lautet STR+SHIFT+ALT+S. Ihr seht dann folgendes Fenster, siehe Screenshot.

Word 2007 Screenshot Formatvorlagen-Fenster

Die Formatvorlage Standard ändern wir nicht. Die  Formatvorlage für die  Überschrift 1 ändern wir: Formatvorlage markieren, Kontextmenü (rechter Mausklick).

Der Name bleibt, Formatvorlage basiert auf Standard ebenfalls, Formatvorlage für Folgeabsatz ändern wir im Dropdown- Menü auf Formatvorlage „Überschrift 2“. Der Hintergrund ist folgender: Nicht nur in wissenschaftlichen Texten folgt nach einer Überschrift erster Ordnung anschließend normalerweise kein Fließtext, sondern erst eine Unterüberschrift zweiter Ordnung. Hinter dieser kann dann Fließtext folgen. (Wer dieses feature nicht benötigt, nimmt diese Einstellung nicht vor und kann auch nach einer Kapitelüberschrift anschließend Fließtext schreiben.)

Grafik ändern

Unsere Einstellung bewirkt folgendes und kann nachher ausprobiert werden: Nach der Zuweisung einer Formatvorlage Überschrift erster Ordnung folgt nach einem Enter die Formatvorlage Überschrift zweiter Ordnung. Mir geht es in diesem Workshop vor allem darum, euch in die Lage zu versetzen, eigenständig nach euren Wünschen sinnvolle Formatvorlagen zu erstellen und das Prinzip dahinter verständlich und nachvollziehbar zu machen. Am Ende der  Kapitel stehen jeweils die aufeinander aufbauenden Dokumentvorlagen mit den jeweils erstellten Formatvorlagen zum Download  bereit.

Die Schriftart setzen wir auf Times New Roman, Schriftgröße 16, fett bleibt. Auch dies kann flexibel gehandhabt werden. Wer den Fließtext und die Überschriften in 2 unterschiedlichen Fontarten gestalten will, tue dies.

Nun zu den blauen Pfeilen, diese Checkboxen sind eine beliebte Fehlerquelle. Zur Vorlage hinzufügen bedeutet, das wir die Änderungen in der dahinter liegenden „normal.dotx“ speichern und die geänderten Formatvorlagen beim Start von Word immer zur Verfügung haben. Wir aktivieren diese Checkbox erst einmal nicht. Wir speichern unsere Trainingsergebnisse später in einer separaten, eigenen Dokumentvorlage. Gefährlich ist die zweite Checkbox. Automatisch aktualisieren bedeutet, dass jede Änderung im Text, der mit einer Formatvorlage gekoppelt ist, diese Änderung automatisch(!) in der Formatvorlage gespeichert wird. Das wollen wir nicht, jede versehentliche Formatierungsänderung im Text wird in die Formatvorlage geschrieben. Also ebenfalls deaktiviert lassen. Menü mit ok speichern.

Wir ändern nun die Formatvorlage zweiter Ordnung. Die Formatvorlage der zweiten Überschrift soll auf der Formatvorlage der ersten Überschrift basieren. Das hat zur Folge, dass die Schriftart der ersten Überschrift automatisch übernommen wird. Formatvorlage für Folgeabsatz bleibt dieses Mal Standard, da nach einer Überschrift zweiter Ordnung Fließtext folgen darf. Fontart Times New Roman, Schriftgröße lassen wir auf 15 (wie gesagt, die Werte sind variabel), das Kursiv entfernen wir. Ok und speichern.

Formatvorlage dritter Ordnung: Überschrift drei basiert auf Überschrift 2, Formatvorlage für Folgeabsatz ist Standard, Schriftgröße 14, Fontart Times New Roman.

Es folgt die Überschriften-Formatvorlage vierter Ordnung, Schriftgröße 13.

Jetzt sollten die Überschriftenformatvorlagen folgendermaßen aussehen:

Screenshot Word 2007_Überschriften-Formatvorlagen_150
Word 2007_Überschriften-Formatvorlagen

Wofür benötigen wir Dokumentvorlagen?

Besser gefragt: Was sind Dokumentvorlagen in Word? Entscheidend ist die Dateiendung.  Speicherten wir ein Dokument in Word 2003 ab, erhielt es die Endung .doc für „document“, Word 2007 bezeichnet ein Dokument als docx. Eine Dokumentvorlage in Word 2003 hatte die Endung .dot für „document template“, Word 2007 vergibt den Namen dotx. Die unterschiedlichen Dateiendungen verraten uns bereits den wichtigsten Unterschied. Dokumentvorlagen, Templates, sind Schablonen bzw. Vorlagen für Worddokumente. Sie sind Container für Formatvorlagen, Autotexte, Makros, Felder und vieles mehr. Wenn wir ein neues Worddokument aufmachen, öffnen wir dies auf der Basis der Dokumentvorlage „Normal.dot“. Ist sie beschädigt, löschen wir sie einfach. Word generiert uns beim nächsten Programmneustart eine neue.

Ihr habt jetzt zwei Möglichkeiten: Entweder speichert ihr euch eure Worddatei mit den geänderten Formatvorlagen unter Datei/Speichern/ „NeuerDateiname.dot(x)“ (nicht als .doc!) ab. Es ist selbstverständlich, dass ihr einen anderen Namen als Normal.dot(x) wählt.  Word wird eure neue Dokumentvorlage im gleichen Ordner speichern, in der schon die Normal.dot(x) liegt. Speicherort kann je nach System- und Netzwerkkonfiguration variieren. Öffnen und üben könnt ihr mit der neuen Dokumentvorlage folgendermaßen: Datei/Neu, rechts im Aufgabenbereich unter Vorlagen/auf meinem Computer. Dieser Pfad öffnet den Ordner mit den Word-Dokumentvorlagen. Habt ihr eure Übungsdatei richtig als NeuerDateiname.dot(x) gespeichert, solltet ihr sie sehen und öffnen können. Ich nenne die hier erstellte Dokumentvorlage „Wordtutorial2007.dotx“

Download der in Kapitel 3 erstellten Formatvorlagen, gespeichert in der Dokumentvorlage „Kap03_Wordtutorial2007.dotx“.

Im nächsten Kapitel 4 trainieren unser Verständnis für die Gesetzmäßigkeiten der Vererbungsregeln für Formatvorlagen in MS Word. Wir ändern Formatierungseinstellungen und schauen uns an, was geschieht. Des weiteren erstellen wir eine Formatvorlage „Textkörper“ für den Fließtext als Alternative zur Formatvorlage Standard und lernen, warum das sinnvoll ist.